▲ 이진희 약사

재고조사의 의의와 목적

재고 조사는 약국에 있는 약품과 상품의 실제의 수량(실재고)을 하나하나씩 전부 조사해 조사 용지에 수량과 단가를 기입해 실제의 재고 수량(금액)을 조사하는 것을 말한다.

약국과 같이 많은 종류의 재고를 가지고 하는 사업의 경우는 재고 조사가 필수적이나 많은 종류와 숫자, 상대적으로 파악하기 어려운 작업여건이기에 누구나 알면서도 시행하기 어려운 작업이 재고의 파악이다. 실제로 약품의 숫자는 약국의 개점 시간에는 수시로 변하게 되고, 대부분의 약국이 월 3일 내외의 휴무일과 늦은 시간까지의 근무시간으로 인해, 재고 파악을 하기에 시간과 여유가 없는 형편이다.

하지만 약국의 재고는 그 금액이 무시할 만한 금액도 아니고, 또 조사하지 않아도 머릿 속에 전부 넣고 있을 수 있는 것도 아니기에 언제나 숙제처럼 다가오는 것이다. 재고를 파악하는 방법으로서 실제 재고와 장부상 재고가 있다.

품목별 재고 파악 방법

재고 파악의 방법은 각각 실행하는 방법이 있을 수 있지만 재고의 종류에 따라 각각 다른 방법으로 파악해야 할 것이다. 약국의 재고는 마약류와 처방약, 일반약과 의약외품 등으로 분류해서 조사하는 것이 편리할 것이다.

마약류(향정신성약품)는 그 실재고의 파악이 매우 중요한 제품이므로 매일 약국관리프로그램에 입력된 사용 내역을 바탕으로 재고 조사를 해야 하며(담당직원을 배치해야 한다), 약 3개월을 기점으로 전체 조사를 하고, 실재고와 장부 재고와의 차이가 발생하면 즉시 그 원인을 파악해 대응해야 한다.

처방약은 실재고 조사를 위해 PM2000 등의 약국관리 프로그램에 사입재고를 입력하고, 모든 재고를 하루에 조사하기 어려우므로 날짜별로 가나다 순 등 순서를 정해두고 1개월 혹은 3개월에서 6개월 단위로 계획을 세워 장기적인 계획 하에 일정한 요일에 조사하도록 지시하고, 숫자를 수정해 두어야 할 것이다.

일반약과 의약외품 등은 POS를 사용해서 관리를 하면 그 리스트를 이용해서 재고 파악을 하고, POS를 사용해서 관리하지 않는 경우 전장에서 설명했듯이 발주 시 데이터 혹은 거래명세서의 합을 이용한 엑셀파일을 이용해 리스트를 만들고 보관된 위치에 따른 정렬을 통해 위치 별 리스트를 제작 후 재고 파악을 한다.

재고 조사의 목적

재고 조사의 첫 번째 목적은 지금까지 설명한 바와 같이 실재고를 정확히 파악하는 데 있다. 그리고 두 번째 목적은 재고 조사 과정에서 상품을 하나하나 체크함에 따라 불량이나 파손품, 유효기간 경과제품을 발견함으로써 매가 변경 또는 매장에서 철수 등의 적절한 조치를 취하기 위한 것이다. 세 번째는 재고량을 정확하게 파악함에 따라 다음의 매입판매활동에 대응하기 위한 것이다. 마지막으로 장부 재고와 실재고를 대비함으로써 로스액을 파악해 그 방지 대책을 수립하는 것이다.

로스액이 적으면 적을수록 약국의 관리 레벨이 높다는 것을 뜻한다.

발주

고객이 약국에서 구하고자 하는 상품이 없을 경우 또 처방 받은 약품이 없을 때, 고객은 매우 당황하게 되고 약국을 불신하게 된다. 고객이 필요로 하는 상품이 무엇인가를 파악하여, 끊임없이 매장에 그와 같은 상품을 필요량만큼 진열 준비하는 것은 판매 담당자의 기본적인 업무이자 매우 중요한 업무자세이다.

담당자는 약국의 상품 중 잘 판매 혹은 처방되는 것과 판매가 부진한 것을 체크해 판매되지 않는 상품은 매장에서 배제하고, 잘 판매되는 상품에 대해서는 얼마나 판매되느냐를 충분히 조사해 적당량을 매장에 항상 진열하는 노력을 해야 한다.

이와 같은 업무를 우리는 상품 관리, 즉 발주 관리라 한다.

정량 보충 발주와 부정량 보충 발주(정기보충 발주)

가. 상품 관리

일반적으로 상품관리는 크게 2가지로 구분할 수 있다. 즉, 금액 관리와 수량 관리이다. 또한 금액 관리는 판매가에 의한 관리와 원가에 의한 관리로 나눌 수 있다.

금액에 의한 상품 관리는 판매가를 기초로 해 또는 원가를 기초로 해 상품의 흐름을 금액, 즉 가치로써 환원시켜 놓은 것이다. 재고관리의 기본 개념을 생각한다면 매입가 관리가 중요할 것이다.

의약품의 재고는 그 특성이 다양해서 관리에 여러 테크닉을 가지고 있어야 한다. 이런 관리를 하는 기본은 경영에 입각한 것인데, 가끔 그 본질을 간과하고 지나치게 숫자에 연연하는 경우가 있다. 저가 의약품의 경우 1정에 10원 내외의 의약품도 있고 고가의 경우에는 몇 천원에서 만원대를 호가하는 경우도 있는데, 가끔 경제 개념을 간과한 알약 몇 개인지가 중요한 것처럼 관리하는 경우에는 그 합리적 효과를 내기 어려울 수도 있다.

의약품 소포장 제도의 경우에도 저가 약품은 100정까지 늘려주고(푸라콩같은 저가약의 경우에는 100정이 700원 정도이다.) 고가 약품(예 : 정당 2,000원 이상)은 15정 내외의 규제를 하는 것이 오히려 합리적인 방안이라 할 것이다. 금액에 의한 관리에 있어서는 판매가 관리, 상품 로스의 계산, 판매가에 의한 장부 재고 등이 계산되며 원가 관리에서는 부문별 관리를 행하고, 상품 로스 관리에 기초하여 부문별 관리에 의한 상품의 흐름을 가치로 환산한 것이 결국 이익 관리가 되며, 장부 재고 계산은 자금 관리의 기준이 된다.

상품 관리라고 하는 이상 개개의 상품, 즉 품목의 움직임을 파악하고 적절한 재고량을 갖고 가장 효율적으로 매출을 달성해야 한다. 적은 양이라도 품목의 움직임을 수량으로 파악하고, 궁극적으로 상품 관리는 적정한 재고량을 유지해야 하는데 그 재고량은 판매에 따른 발주의 방법을 결정하는 발주 관리가 그 중심이 된다.

따라서 상품 관리의 본질은 수량 관리이며, 품목별 개별 관리이며, 바꿔 말하면 아무리 세 분류를 하더라도 그것이 단품으로써 발주량 결정이 될 수 없으면 그것은 상품 관리가 아니다.

나. 상품 관리란 발주 관리이다

상품 관리는 앞에서 검토한 바와 같이 궁극적으로는 판매 과정에 대응하기 위한 발주 관리이다. 발주 관리란 언제, 얼마만큼 발주할 것인가의 문제이다.

이러한 발주 시기와 발주량의 2가지 요소에 의해 상품 재고량이 좌우되고 결정된다. 이와 같은 언제, 얼마만큼 발주할 것인가의 기준을 정립한 것이 발주방식이다.

다. 최저 진열량과 품절의 의미

보충 발주 방식을 검토하기 전에 먼저 최저 진열량과 품절의 의미에 대해서 검토하고자 한다. 아래 표는 어느 상품의 판매 과정을 나타낸 것이다.

1일부터 7일까지는 매일 10개~13개 정도가 판매됐으나, 8일 이후의 매출 수량은 급격히 저하됐음을 알 수 있다.

즉, 재고량이 어느 일정량 이하가 되면 매출 수량이 급속히 저하되는 재고량의 기준이 있다. 이 기준이 되는 최하 재고량의 일정량을 ‘최저 진열량’이라 한다.

위의 표에서는 8일의 재고가 최저 진열량의 기준을 깨뜨리는 것이 된다. 또한 ‘품절’이라는 것은 하나의 재고도 없이 상품이 진열대에서 소진된 상태를 말하는 것이 아니라 최저 진열량의 기준보다 적은 상태를 말하는 것이다.

결국 위 표에서는 8일 이후의 상태를 ‘품절’이라 할 수 있다.

이와 같이 최저 진열량 이하 또는 품절된 상태에서는 몇 개의 재고가 진열되어 있다 하더라도 예정된 매출을 기대할 수 없으므로 발주 수량을 검토할 경우에는 이와 같은 최저 진열량을 확실하고 정확하게 파악할 필요가 있다.