처방약의 재고 관리

의약분업 이후에 각 약국의 경영상의 애로사항을 보면 언제나 재고관리 문제가 우선순위로 자리잡고 있다. 일반 약의 경우엔 처방위주의 약국 패턴이 강세를 띠며 일반약 경기 침체로 인한 재고의 누적 등에서, 처방약의 경우에는 의료기관의 잦은 처방약 변경과 대체조제의 어려움 등으로 불용재고가 발생되고 있다.

약국이 있으면 재고약이 있을 수밖에 없지만, 이 재고를 불용재고로 만들 것인지 가용재고로 가지고 있으며 약국의 외연을 넓힐 것인지에 대한 선택은 약국경영자의 생각과 행동에 좌우된다고 볼 수 있다. 재고 관리의 목적은 "약국을 운영하기에 충분한 재고를 가지고 있으면서, 불용재고를 줄이는 것"이라고 생각해 볼 수 있다.

지금 대부분의 개국 약사들은 약대의 교육과정에서 재고관리 등에 대한 충분한 교육을 받지 못하였고, 약국 운영과정에서 좌충우돌경험에 의해서 재고를 운영할 수 있는 방법을 스스로 터득하고 있다고 볼 수 있다. 모든 재고를 이론적으로 전부 관리할 수 있는 것은 아니지만 합리적 재고 운영에 도움이 될 수 있는 방법을 생각해 보고자 한다.

재고관리의 첫 번째, 진열과 적재

처방약의 진열

처방약의 진열은 상시 사용하는 조제대의 진열과 이를 보충하거나 저빈도 의약품을 보관하는 약장의 진열을 생각해 볼 수 있다. 이러한 처방약의 진열은 약효군별 진열과 제약사, 처방 병의원, 그리고 일반명(성분명) 가나다순 진열 및 상품명 가나다순 진열을 들 수 있다. 각각의 장단점은 다음과 같다.

약효군별 진열은 새로 진입되는 약품에 대한 명확한 분석과 평가 그리고 약품지식을 명확히 할 수 있는 반면, 숙련된 약사만이 진열 순서를 정하고 정리를 할 수 있으며, 숙련되지 않은 직원들의 도움을 받기가 어려운 단점이 있다.제조사별 진열은 거래처와의 잔고 및 재고 정리에 유리하며, 처방 병의원 별 진열은 조제 업무의 신속성을 더할 수 있어 조제대의 정리에 유용하고 상품명 가다순을 혼용하면 더욱 편리하게 관리할 수 있다.

가나다순 정리는 업무의 효율성이 뛰어나고 상대적으로 업무의 난이도가 낮아 다른 직원들의 도움을 받기가 수월하나 자칫 새롭게 입고되는 약품의 정보 파악에 소홀 할 수 있어 각별한 주의가 필요하다.이러한 여러 가지 방법 중에서 각 약국의 환경에 따라 유리한 진열 방식이 있을 수 있으나 흔히 전국구 약국이라 칭하는 월 평균 처방 유입 병의원의 숫자가 50여개가 넘는 비교적 재고관리가 까다로운 약국들의 입장에서 사용하기 쉬운 방식은 기술해본다.

조제실의 약품 배열은 다빈도 병의원 처방약품의 경우 처방이 많은 병의원 순으로 정리하고,처방되는 약의 변경이나 계절적 변화 등을 고려하여 분기별로 재배치하고, 동선이 짧은 자리에 그 약품들은 다시 가나다순으로 정리한다. 그리고 저빈도 약이나 재고를 보관하는 경우는 가나다순 그리고 특별히 비중이 많은 제약사의 약품은 제약사별로 별도로 보관하는 것이 업무의 효율을 높일 수 있을 것이다.

매입과 발주

처방약의 매입과 발주를 생각해 보면 그 안에도 여러 가지 포인트가 있을 수 있다. 먼저 제약사 직거래의 경우 발주 이후 배송 기간이 길고 1회 주문량에 영향을 받는 경우가 많이 있으나, 일반적으로 직거래를 하는 제약사와의 거래는 상대적으로 거래 규모가 큰 경우가 많고, 회전일에서 유통업체보다는 약간 유리한 경우가 대부분이다.

이러한 경우 그 장점을 살려 그 회사의 다빈도 품목 중 해당약국에서 자주 사용되지 않는 품목이라도 쉽게 구입할 수 있는 소포장으로 다양한 약품을 구비하면, 적은 비용으로 풍부한 재고의 종류를 가질 수 있어, 더 많은 처방전을 유치할 수 있는 기회가 되기도 하고 추후 사용되지 않는 약품에 대해서 반품이나 교품 등이 쉬워 불용재고가 발생될 위험도 작아 경영에 유리하다.

약국의 회전일 관리는 대부분의 유통업체나 제약업체가 월별 관리이므로, 월초에 PM2000등의 약국관리 프로그램 등에서 지난달의 사용량을 파악하고, 계절적 사용량변화와 특정처방을 제외한 나머지 약품의 사용량을 근거로 지난달 사용량의 70~100% 수준의 재고를 유지하도록 일괄 발주하고, 나머지는 사용되는 추이를 지켜보면서 추가 발주를 하면 비교적 과다한 재고에서 벗어날 수 있다.

대부분의 약국들은 파레토의 2:8의 법칙이 존재하게 된다. 전체 사용되는 약품의 80%는 상위 20% 사용되는 약품이, 그리고 전체 20%의 병의원 등이 차지하는 것이다. 이러한 원리를 파악한다면 새롭게 구매하는 의약품의 양을 정하는 것은 상대적으로 쉽게 결정할 수 있다. 월별 약품별 사용 통계를 집계해서(pm2000 등의 사용 통계를 통해 파악할 수 있다.) 사용량이 많은 순서대로 정리를 한다.

이때의 사용량은 사용 금액을 기준으로 하여야 한다. 만일 단순히 사용량을 기준으로 하면 일부 액제나 연고 크림 로션 등이 상위에 차지하게 되어 통계의 굴절을 경험하기도 하며, 경영상의 재고관리는 재고량보다는 재고금액이 더욱 중요하기 때문이다. 이렇게 자료를 추출하고 지난달 사용량의 70~100%를 기준으로 일괄 발주하고 추후 사용량에 따라 추가 발주한다면 안정적 재고의 확보와 잦은 발주 업무에서 벗어 날 수 있다. 그리고 장기조제 환자의 내방일을 기준으로 재고확보가 되어있는지 확인하여 재고량을 조정하는 것도 주요한 발주 방법이 될 수 있으며, 이는 환자의 약국에 대한 신뢰와도 연결될 것이다.

품목별 재고 파악 방법

재고 파악의 방법은 각각 실행하는 방법이 있을 수 있지만 재고의 종류에 따라 각각 다른 방법으로 파악하여야 할 것이다. 약국의 재고는 마약류와 처방약 그리고 일반약과 의약외품 위생용품 등으로 분류해서 조사하는 것이 편리할 것이다.

마약류(향정신성약품)는 그 실재고의 파악이 매우 중요한 제품이므로 매일 약국관리프로그램에 입력된 사용 내역을 바탕으로 재고 조사를 하여야 하며,(담당 직원을 배치하여야 한다.) 약 3개월을 기점으로 전체 조사를 하고, 실재고와 장부 재고와의 차이가 발생하면 즉시 그 원인을 파악하여 대응하여야 한다.

처방약은 실재고 조사를 위하여 pm2000등의 약국관리 프로그램에 매일 사입 재고를 입력하고 관리하며, 모든 재고를 하루에 조사하기 어려우므로 날짜 별로 가나다 순 등 순서를 정해두고 1개월 혹은 3개월 단위로 계획을 세워 장기적인 계획 하에 일정한 요일에 조사하도록 지시하고, 재고 숫자를 정확히 파악하고 사용되지 않는 재고에 대해서는 반품 등 즉각적인 조치를 취해야 할 것이다.

재고 관리와 반품

일반적 처방약의 경우 월 1회 이상(구체적으로 날짜를 정해 두어야 한다. 예 매3주 화,수요일 등) 사용 빈도가 적은 약이나 처방이 없는 약 등을 구분해서 정리를 하여야 한다. 이 경우 계절적 수요변동이 큰 제품 등은(점안제, 항알러지제 연고 등) 지난해의 사용량을 기준으로 적정 재고를 점검 하고 재고를 유지 하여야 할 것이다. 재고 관리의 목적은 불용재고의 처분과 재고 비용의 축소도 중요하지만 처방이 예상되는 약품에 대한 풍부한 재고를 유지하여야 하기 때문이다.

사용빈도가 적거나 없는 약품 중에서 미개봉 약품은 즉시 반품하고 필요 시 유효기간이 긴 제품을 재 구매 하여야 한다. 반품의 경우에는 반품 사유가 발생한 즉시 하는 것이 유리하며, 반품을 미루고 모아서 반품을 하게 되는 경우 담당 영업 사원들은 매출에 대한 부담 때문에 꺼리게 되고 점점 더 반품이 어렵게 되므로 반품이 필요한 시기에는 과감한 반품을 하여야 한다.

개봉약품 중에서 사용빈도가 적은 약에 대해서는 처방 빈도가 적어진 이유를 파악해 계절적인 이유 등이 아닌 처방량의 감소라면 최소한의 재고만 유지하고 교품몰 등을 이용하여 즉시 처분할 수 있도록 하여야 한다. 일정한 유통 기간을 남긴 상태라야 다른 약국에서도 안정적인 재고를 유지할 수 있으므로 적절한 판단을 하여야 할 것이다. 적절한 시기의 손절매는 더 큰 손실을 막을 수 있고 또 다른 약국의 불용재고를 구매해 준다면 결국 모두가 윈-윈하는 모습이 될 것이다.

처방약의 재고 관리는 처방약품에 대한 사용결정(처방)이 약사의 계획이나 결정으로 되기보다는 의사의 결정에 의해 이루어지고, 또 여러 가지 사유로 잦은 처방 변경이 일어나기도 해 수시로 재고 유지에 대한 판단을 해서 과감한 재고의 확보나 일정 시점에서의 손절매를 감수한 재고의 처분 등을 해야 할 경우도 있다. 달리지 않는 자전거가 서있기는 더욱 어려운 것처럼, 현상유지에 목표를 둔다면 재고관리는 더욱 힘들어 질 수도 있다. 좀 더 적극적인 경영 방침은 오히려 불용재고를 줄이고 약국의 경영 수지를 확장하는 방법이 될 수도 있는 것이다.