▲ 이진희 약사

라. 처방약의 발주관리

위에 살펴본 내용들은 진열위주의 일반약과 의약외품 등에 주로 적용되는 내용들이다. 하지만 처방약의 경우 그 발주를 관리하는 것이 매우 까다롭다. 먼저 다빈도 약품의 직거래 제약사의 발주관리는 비교적 쉬우나 저빈도 도매업체 거래의 재고 관리가 상대적으로 어렵다.

약국의 회전일 관리는 대부분의 업체가 월별 관리이므로, 월초에 PM2000 등의 약국관리 프로그램 등에서 지난달의 사용량을 파악하고, 계절적 사용량변화와 특정처방을 제외한 나머지 약품의 사용량을 근거로 지난달 사용량의 70% 수준의 재고를 유지하도록 일괄 발주하고, 나머지는 사용되는 추이를 지켜보면서 추가 발주를 하면 비교적 과다한 재고에서 벗어날 수 있다. 동네약국의 경우 장기조제 환자의 내방일을 기준으로 재고확보가 돼 있는지 확인해 재고량을 조정하는 것도 주요한 발주 방법이 될 수 있으며, 이는 환자의 약국에 대한 신뢰와도 연결될 것이다.

마. 상품의 발주 방법

발주 방법에는 정량 보충 발주(수시 보충 발주)와 부정량 보충 발주(정기보충 발주)의 2종류가 있다.

1) 정량 보충 발주

발주일은 수시로 시행하나 발주량은 일정하게 하는 발주 방법이다. 즉, 상품 재고 수량이 일정량이 되는 시점(발주점)에서 이미 결정돼 있는 일정량을 자동적으로 발주하는 방법이다. 따라서 발주량은 항상 일정하나 발주 시점까지 재고 수량이 감소된 다음 수시 발주하는 형태가 된다. 배송센터의 기능이 원활한 경우엔 이 방법은 효과적이다. 예를 들면, 아로나민 골드 재고가 3개가 되면 다시 10개를 발주하는 경우이다. 그렇다고 발주시기 발주량을 한번 결정한 후에 절대 변경시키지 않는 것이 아니라, 동일 상품일지라도 계절이나 판매 수량의 변화에 대응하여 발주시기와 발주량을 변경하는 것이 필요하다.

2) 부정량 보충 발주(정기 보충 발주)

발주하는 일자를 정기적으로 정해 놓고 발주하는 방법이다.

이것은 매출을 예상해 그것을 기초로 발주 수량을 결정하므로 예상매출보다 많은 양을 발주하는 것이 보통이다. 예를 들면 매주 수요일 박카스를 몇 박스 발주하는 형태이다. 그러나 품절 방지를 위해 발주일을 상황에 따라 변경시킬 수도 있어야 한다.

3) 발주법의 비교

약국은 물론 각 소매업체의 당면 문제 중 하나는 소위 노동생산성을 향상시키는 것이다. 그러기 위해서는 될 수 있는 한 소수 인원으로 점포를 운영해야 한다. 보충진열을 계획적으로 하기 위해서는 일정 수 이상의 인원이 필요하다. 정량 보충 발주와 정기 보충 발주법을 비교할 때 특정 품목을 제외하면(루트세일 품목 등) 정기 보충 발주법이 유리하다.

바. 발주 방법과 발주 수량의 산출 방법(정기 보충 발주)

매출 예측을 기초로 한 발주량을 정기 보충 발주 방법에 의거 검토코자 한다.

1) 상품의 발주량을 결정하는 요소

(가) 발주 사이클
약국에서 상품을 발주 후 다음 발주일까지의 기간을 발주 사이클이라 한다.(주 1회 발주하는 경우 발주 사이클은 7일이 된다)

(나) 조달 기간
발주된 상품이 발주일로부터 약국에 도착될 때까지 소요되는 기간을 조달기간이라 한다. (월요일에 발주해 금요일에 점포에 진열되면 조달기간이 4일이 된다.)

2) 발주량 검토와 산출 방법

발주 사이클, 조달 기간, 최저 진열량의 3가지 요소에 의해 발주량을 결정하는데 이에 대한 사례를 검토해 보자.

월 60매 정도가 판매되는 파스를 발주할 때 최저 진열량을 20매로 산정하고 조달기간을 5일로 계산하면 발주일 5일간 판매될 10개를 계산하여 30매의 재고가 있을 때 60매를 발주하는 방법이 합리적일 것이다.

사. 발주 사이클

판매수량을 정확히 예측해 발주한 경우에도 품절 현상은 언제나 발생할 수 있다. 예를 들면, 특별주문 사항이 있다든가, 여름 상품이 기온의 상승으로 단기간 내 폭발적인 판매가 이뤄진다든가 하는 경우가 종종 발생하기 때문이다. 문제는 이와 같은 경우의 대응 방법이다.

가령, 금요일에 최저 진열량의 부족 현상이 일어나고 정기 발주일은 월요일인 경우, 다음 주 월요일까지 기다리게 되면 약국은 판매 기회를 놓치게 되므로 거래선 등과 적극적인 협의를 통해 적은 양이라도 필요 재고량을 확보해야 한다.

약국의 업무는 늘 바쁘게 진행되고 있으며, 대부분의 약국장들은 환자 상담과 처방 조제, 일반약 판매, 직원관리, 거래선관리 등 언제나 과다한 업무에 시달리고 있다. 그러나 사회적으로는 주5일 근무의 확대 실시로 제약사나 도매업소의 경우 토요 휴무를 실시하는 경우가 많이 있어, 토요일이나 공휴일의 경우 약품 수급이 어려운 경우가 많이 생길 수 있다. 이런 어려움을 방지하기 위해 기존의 발주 사이클을 유연하게 조정하고 매주 목요일을 재고 파악의 날로 정해두고 담당 직원을 지정해서 과소 재고를 파악해 고객의 요구와 소비량에 조정 대응하는 것이 중요하다.

반품 포인트

재고관리 중 반품은 여러 가지 어려움이 있지만, 과감한 반품은 제조사나 유통 약국 모두 상생할 수 있는 방법 중의 하나가 될 수 있는 것이다. 사실 반품을 하려면 친분이 있는 담당자에게 마음의 부담을 느끼게 되어 반품시행을 하지 못하는 경우도 있지만, 이는 결코 바람직하지 않은 것이다.

판매가 부진하거나 처방이 나오지 않는 제품을 장기간 보유하게 되면, 약국의 입장에서는 재고량의 과다로(불용재고 과다) 자금의 정체가 있어 약국운영의 어려움을 겪을 수 있으며, 유통업체나 제조사의 경우에도 유효기간이 임박하거나, 유효기간이 만료된 제품을 반품 받게 되면 폐기 처분을 해야 하는 어려움을 겪을 수 있다. 따라서 경우에 다라 다르지만 약3개월 이상 단 1회도 사용되지 않은 완제품의 경우는 우선 반품을 고려해봐야 한다.