“약국경영 시스템화 석 달이면 OK”

항상 공부하는 자세로 교류와 소통에 앞장서는 마포구 공덕약국 류주영 약사(이대약대 95)가다음 릴레이 주자로 마포구 아현동에서 행복한약국을 경영하고 있는 이경희 약사(성균관대약대 87)를 추천했다.

시대가 변했다. 이제 약국경영도 과거와 같이 머릿속에 담아두는 경영이 아니라 약국 전산시스템을 활용한 체계화된 경영관리로 갈아타야하지만 말처럼 쉬운 일은 아니다.

그런 면에서 마포구 아현동에서 행복한약국을 경영하고 있는 이경희 약사의 약국경영관리 노하우를 엿보는 것도 나쁘지는 않은 듯싶다.

사입·결제·재고·판매 관리정보 시스템화
이경희 약사는 약국에 사입·판매되는 모든 의약품을 약국관리프로그램 PM2000에서 제공되는 다양한 기능을 적극적으로 활용하고 있다.

각종 의약품의 거랴명세서표부터 재고, 약국잔고, 판매 후 관리에 이르기까지 약국의 관리업무의 대부분이 PM2000을 기반으로 돌아간다.

최근 개국가에서 시끄럽게 논란이 되고 있는 심평원의 청구불일치 문제도 이러한 경영관리 덕택에 쉽게 벗어날 수 있었다.

이경희 약사는 “약 5,000만원의 청구불일치가 발생했지만 세금계산서를 비교한 결과 서로 안맞는 부분이 있어 PM2000에서 사입근거를 추적한 결과 도매상에서 공급보고를 누락한 사실을 밝혀냈다”며 “사입·결제 내역을 꾸준히 전산시스템에 기록했기 때문에 가능했다”고 말했다.

이같은 도매상의 공급보고 누락도 약국 직원이 찾아냈다. 사정을 알아본 결과 해당 도매상 여직원이 출산으로 당시 10여개 약국에 대한 공급내역을 의약품정보센터에 보고하지 못했다는 것.

그러나 이 약사의 철저한 사입·결제 관리로 다른 약국들도 덩달아 도움을 받게 됐으니 고마움을 표시해야 되지 않을까.

이처럼 사입·결제 관리만으로도 그 효과를 톡톡하게 볼 수 있을 뿐만 아니라 거래처별 현황도 파악은 물론 재고관리도 가능하니 한마디로 약국경영의 시스템화는 ‘금상첨화’다.

환자 약력·상담관리도 PC모니터에서 해결
또한 바코드를 활용해 의약품 판매도 현금과 카드로 구분·기록해 약국매출도 구체적으로 알 수 있고, 이를 기반으로 부가가치세를 신고하다보니 원가 이하의 판매 소위 ‘난매’는 생각할 수도 없다.

일반약 판매뿐만 아니라 심지어 박카스 판매현황도 일일이 환자별로 기록하고 있다. 그래서 지난 타이레놀 회수사태 때에도 언론보도보다 앞서 조치를 취할 수 있었다.

물론, 환자기록이 없는 일상적인 고객의 경우는 판매 시간과 품목, 계산방법 등을 간단하게 기록해 관리하고 있다.

▲ "이 녀셕이 한 사람 몫 톡톡히 합니다"_PM2000을 가리키며 약국경영관리를 설명하는 이경희 약사.

이 약사는 “타이레놀을 사간 환자들에게 신속하게 전화를 걸어 문제점과 대처법을 설명해주니 사람들이 너무 좋아했다”고 회상했다.

그는 “이제 약국에서도 PM2000과 같은 약국관리프로그램을 통한 약국경영관리의 시스템화가 필요하다”며 “겁부터 먹기보다 석 달정도면 그 다음부터는 누구나 쉽게 활용할 수 있다”고 조언했다.

이 약사는 PM2000으로 환자 약력관리에도 활용하고 있다. 메모장 기능을 이용해 환자 상담내용이나 필요한 정보 등을 꼼꼼히 적어놔 이 환자가 다시 찾아와도 모니터에서 한 눈에 파악할 수 있다.

이 약사는 “근무약사도 메모장 확인을 통해 복약상담이 수월하고, 상담 내용 또한 동일하게 기록하다보니 흔히 약국장들이 자리를 비울 때 스며드는 불안감을 느낄 수도 없다”며 “기본적인 시스템만 숙지하면 파트타임 약사에게도 편안하게 맡길 수 있다”고 말했다.

컬러가 현란한 약봉투 복약지도 기대만발
최근에는 약봉투 뒷면에 서면복약지도를 인쇄하기 위해 새 약봉투를 신청한 상태다. 종전까지 A4용지나 약봉투에 한 줄 복약지도를 출력해 환자에게 제공해지만 서로 크기가 틀려 출력할 때마다 규격을 바꿔줘야 하는 등 번거로웠기 때문이기도 하다.

특히, 약봉투에 인쇄된 처방된 조제약이 어디에 사용되는 약인줄만 간단히 알려줘도 환자들의 반응은 좋다는 게 이 약사의 말이다.

▲ 환자들을 위한 조제약 포지에 인쇄된 다양한 픽토그램들

조제약 약포지에도 복용시간 등을 픽토그램과 함께 표시해 환자의 복약순응도를 높여주고 있다. 제작비용도 별차이가 없을 뿐만 아니라 자동포장기 부럽지 않단다.

이경희 약사는 “잉크젯이나 레이저 프린터를 이용하면 잉크와 토너 값에 대한 대책없었지만 잉크젯을 임대해 사용하면 월 4만4,000원정도면 잉크가 무한 충전된다고 들었다”며 “새 봉투가 오면 컬러프린터로 현란(?)하게 한 번 해볼 생각이다”고 기대감을 표시했다.

그는 “약사사회가 서면복약지도를 국민여론에 밀려서 도입하게 되면 법제화될 가능성이 높아 사정상 할 수 없는 약국들에게는 큰 부담이 된다”며 “약국들이 선제적으로 대처하면 입법화를 막을 수 있다”고 당부했다.

끝으로 이 약사는 약국관리프로그램을 활용한 약국경영관리 시스템의 필요성을 다시한번 강조하면서 약국에서 한 사람 몫은 톡톡히 한다고 귀띔했다.