▲ 이진희 약사

약국의 행정관리는 정부나 지자체의 공적인 내용과 의약품 수습을 위한 제약사나 유통업체와의 채권 채무 문제가 있으며, 건강보험관리공단 및 국가보훈, 산업재해 등의 처방에 대한 보험관련 및 세무와 노무 문제로 볼 수가 있다.

이중 정부와 지자체의 주요 내용은 약사회의 공문을 통한 숙지로 해결할 수 있고 중요한 사항은 반복 전달되는 경우도 많아 비교적 잘 전달되나 나머지 거래관계 및 의료보험 세무 문제는 개인적인 일 이므로 각별하게 주의해서 관리해야 한다.

1. 세무 관리

약국에서 납부하는 세금의 종류는 종합 소득세, 지방 소득세, 부가가치세, 근로소득세(원천징수납부의무), 주민세(법인 할), 면허세 등이 부과된다. 이중 비중이 높은 것은 종합 소득세, 지방 소득세, 부가가치세이다. 소득세는 소득이 높을수록 가중되는 구조이므로 부부약사라 하더라도 공동경영을 한다면 동업계약서를 작성해 동업을 하는 것이 유리하며, 일반약에 대한 부가가치세는 매입 기준 일정 비율 이상을 매출로 추계를 하고, 부가가치세를 납부하도록 권장하므로 과도한 재고의 매입은 지양해야 한다.

2. 청구관리

건강보험관리공단 및 국가보훈, 산업재해 등의 처방에 대한 보험금의 청구는 약국의 경영에 많은 영향을 주기에 많은 관심을 가지고 있으나, 가끔 삭감되는 보험금과 이의신청 등이 필요한 경우를 무시해 손실을 입는 경우가 많으며 이러한 경우가 많은 경우 경영에 손실을 가져오는 것이다.

3. 거래처 관리

거래처와 관계되는 주요 내용은 거래약정서를 통해 규정한다. 하지만 이 거래약정서는 매출처인 갑에 의해 일방적으로 작성돼 약국의 입장을 전달하기 어려운 경우가 많다. 이에 따라 일부에서는 거래처 직원과의 갈등이 생겨 문제가 되기도 한다. 거래처와의 관계를 잘 정리해서 갈등이 없고 합리적인 거래가 되는 방법을 찾아본다.

1) 거래약정서의 주요 내용

채권 채무관계와 그 해결 방법에 대해 나열돼 있으며, 그 내용은 채무의 이행과 채무의 보증, 채무 불이행 시 당사 제품의 권한 등과 기타 매출할인 등에 대한 내용이 있으며 약국, 즉 을의 신용정보 조회 동의와 소송이 있는 경우 관할 법원을 갑이 원하는 법원으로 한다는 내용 등이 들어 있다. 대한약사회의 표준 약정이 있지만 많이 이용되지 못하는 현실이다.

이에 따라 각 약국의 거래약정이 필요한데, 여기에는 흔히 발생하기 쉬운 갈등에 대해 미리 약정을 해 다음의 내용에 대해 거래 원칙을 세우는 것이 바람직하다.

(1)주문
-주문하지 않은 약에 대한 처리
-주문방법(방문 시, 온라인, 전화, 팩스, 문자)

(2)결제
가능한 일정한 날짜를 정해 결제하고 약속은 분명히 지키고, 약속을 통해서 결정하며 사전에 회전 일에 대한 협의를 해두는 것이 좋다. 반품 조건도 미리 결정해 둔다.

2) 거래처 목록 관리
약국관리 프로그램에 입력해 일괄 관리하는 것이 SMS 등의 이용과 잔고 관리 등에 기본이 되므로 합리적이다. 일상적인 업무에 전화를 하기보다는 SMS를 활용한다면 업무는 더욱 효율적이며 정확히 처리할 수 있다.

3) 약품대금의 결제방법
월말에 임박해서 거래처 담당자들이 방문하는 일정에 맞춰 대금 결제를 하게 되면, 결제 금액의 확정이나 대금의 준비 등에 소홀할 수 있어 여러 가지로 어려움이 따른다. 거래처의 청구, 결제 금액의 결정, 결제 방법의 결정, 결제의 방법으로 진행해 준비된 경영을 하도록 한다. 이러한 절차를 거쳐 주문·반품·결제 등이 한 번에 관리가 될 수 있도록 한다.

4) 약국거래 약정(예)

(1) 약국 거래시 주의점
①약국장과 모든 일을 하려고 하지 마세요. 일상적인 일들은 전산 재고 담당자와 처리하세요. 약국 방문 시 약국장과는 눈인사만 하면 됩니다.
담당자와 업무가 끝나면 약국장과 인사를 하지 않고 가셔도 무방합니다.
약국장은 조제 복약지도 일반약 상담 기타 업무 등 일이 많습니다. 인간적인 한계를 이해해 주시고, 꼭 전달할 내용이 있을 경우 포스트잇 등의 메모를 전달해 주시기 바랍니다.

②인근 병·의원에 신규 처방약이 투입되면 담당자와 근무약사 등을 통해 약국에 공지해 주세요. (이때 그 약뿐만이 아니라 그동안 처방되는 모든 목록을 문서로 공지해 주세요. 품명·규격 포함)

③매년 2차례 5월15일·7월 15일까지 회사 원장사본을 약국에 제출해 주세요.

5) 일반적 거래 조건

(1)주문
①문자로 주문 시 반드시 전화 혹은 문자 확인 부탁드립니다.
-확인 내용 주문받은 품명·규격·수량·도착예정일자를 말씀해 주시기 바랍니다.
-담당자의 확인이 없는 경우 약국에서는 주문이 정확히 되었는지 모르게 되니 반드시 확인 부탁드립니다.
시간은 주문받은 즉시나 업무시간 이후의 경우 다음 업무일 오전까지(12시), 혹 확인이 없으면 예고 없이 주문이 취소되거나 제품의 수취 거절이 있을 수 있습니다.
-주문 수량을 지켜주세요. 포장 단위 등의 문제가 있으면 사전에 약국의 담당자와 통화 후 시행하십시오.

②주문하지 않은 약을 보내거나 수량을 초과해서 보내지 마십시오.(할증의 경우에도 20% 이상은 사전에 공지해 주세요.)

(2)결제
(모든 원칙은 예외가 있을 수 있습니다. 사정이 있는 경우 사전에 양해를 구하면 일정 조정 등을 해 드립니다. 사후의 해명은 인정하지 않습니다.)

①회전일
제약사 재고>잔고를 넘지 않는 범위에서 00일 초과분을 결제하는 것을 원칙으로 함.
도매 재고>잔고를 넘지 않는 범위에서 00일 초과분을 결제하는 것을 원칙으로 함.
②청구
매월 10일부터 24일까지, 24일이 공휴일이면 그 이전 근무일까지.
약국에 청구서를 서면 제출.
청구시 거래장 원본 혹은 사본 제출(사본은 회전금액 전체를 확인할 수 있는 범위까지)
③결제
매월 28일
단 27일·28일이 은행 공휴일이면 다음 은행근무일. 이 경우 사전에 공지함.
신용카드 결제일이 27일이며 한도 생성이 다음날인데, 27일이 공휴일이면 카드결제가 28일 되고 한도생성은 다음날(29일) 됨.

(3)거래의 정리
만남도 중요하지만 헤어짐도 중요합니다.
거래 정리는 반품이 이루어진 후(세금계산서 발부 후) 잔고를 처리해 드리겠습니다.